实操干货——旅行社团队操作《确认件》制作指南赶紧收藏！

2020年6月13日，北京又出现了36例的新冠肺炎感染者，让原本很快恢复跨省游的希望又蒙上了一层阴影，我们旅游从业人员还需要再坚持一下。

物竞天择，适者生存。新冠肺炎的影响必定会淘汰一些管理混乱，没有抵抗风险能力的旅行社，要想活下来，必须学会适应新的市场秩序及变化。

为了让旅行社更好的利用这段休眠期，规范自身的管理，加强自身法律意识，提升风险抵抗能力，本律师特意给大家整理了一个系列的实操干货，希望能够对我们旅游行业有所帮助提升。

今天为大家讲解的是旅行社团队操作《确认件》如何制作？风险点又在什么地方？

《确认件》是我们日常的业务操作过程中必不可少的文件，也是在日后进行对账或者债权确认的重要依据，我们先来看一下制作要点。

第一：抬头明确

对于确认件的制作首先明确的是什么确认件，其性质是什么，比如用车确认件、订房确认件、航班确认件还是团队确认件，这样对于以后才不会对该份文件产生疑问。

其次，很多人在该确认件上面经常会写“代合同”，或者“等同合同”，这些字眼其实写与不写意义不大，本身确认件就有合同的相关要件及意思表达，若双方没有大协议，建议将该份确认件写的要更清晰明确些。

第二：主体清晰

制作确认件还有一个重要的点就是，双方主体要明确，在此前讲欠条制作及对账单制作的时候就说过，尽量的写对方公司的全称（工商登记），若其是该旅行社的部门或者专线，在后缀处可添加，比如“成都独角兽国际旅行社有限公司独角兽假期”。

另外要写清楚双方操作人员的姓名及联系方式，一方面确认对方的身份，另一方面便于公司对该笔业务进行审查。

最后，写清楚双方通过什么方式进行发送该确认件，传真、微信、QQ、还是邮箱等，并留存相关号码，以保证该确认件的真实可查，以及相关记录的查询。

第三：人数时间

确认件还有一个重要的功能就是，双方确认的游客人数，此处一定要写清楚是否有小孩，或者有免票的人数，并在该确认件之后附游客名单，名单中载明游客的基本信息。方便操作社或者地接社购买保险、航班、预定酒店等，以及办理相关手续。

再者，此处的时间为行程的具体时间，以及操作社或者地接社接客和送客的时间，以免时间不准确耽误游客行程。

第四：费用明细

最重要的一点来了，就是关于钱。在该确认件中，要明确付款的方式及时间，写清总的团费金额、单价、已付款的金额以及未付金额。对于团款的支付明确是在出团前支付还是在完团后支付，是前期支付一部分还是全部支付等。

建议，在该付款方式明确，若出团前支付的，一定要写清楚出团前的几天的什么时间，比如出团前三天的下午17点前支付，或者明确在2020年6月20日下午17点前支付，并增加违约条款，若未支付的，操作社或者地接社将不予接待，已经支付的费用不予退还，产生的损失由对方承担。

此处约定该内容就是为了防止个别旅行社不能及时付款，导致操作社或者地接社形成债务，如果旅行社一旦接待，不能因组团社未付团费而甩团，否则可能面临巨大的处罚。若在确认件中明确了，在什么时间不付款就不接待，那不接待就可避免风险甩团的风险。

第五：行程安排

第六：接待标准

如果没有特别的接待标准，可在行程安排中注明。若该团接待标准较为特殊，则可另行约定具体的接待标准，比如酒店标准，餐标或者其他一些标准。防止接待社降低接待标准，从而导致的组团社违约。

第七：收款账户

关于收款账户，一定要清晰正确，写清开户行开户名以及账号，若双方从没有进行过合作也没有签订大协议的情况下，尽量选择公对公的转账，从而证明双方的合作关系。

若采用私账转款的，一方面写清收款账户，还要写清楚对方的转款账户是什么，从而证明双方的合作关系，以及认可的账户。

第八：其他条款

此处的其他条款，也是非常重要的，比如添加一些安全注意事项，游客的纠纷处理原则，谁先处理是否需要垫付相关的费用问题，也在在其他条款中进行明确。

再者，可以约定一些特殊的要求，比如游客名单确认后，是否可以更改，航班出了以后是否可以退票或者改签，酒店预订后是否可以免费退房等问题。

另外一个重要的方面则是，写清楚违约条款，若一方违约要承担守约方因此产生的各项损失包括律师费、诉讼费、保全费等法律费用，若双方无法协商解决纠纷的，可向原告方所在地人民法院进行诉讼解决。约定清楚可免除很多不必要的麻烦，以及可对守约方降低相关的成本。

以上是确认件的制作要点，接下来我们看一下该确认件的注意要点。

确认件制作完毕后，在使用方面首先要注意的是：双方的盖章及签字，此前我也讲过，如果是业务确认章，尽量在双方的大协议中约定相关的印章印样，明确属于该公司所有，这样的盖章才代表公司行为。

若双方没有大协议又是初次合作，建议加盖对方的公章或者合同专用章，并要求相关负责人进行签字。因业务确认章我之前也讲过，都是地摊随便刻的，证明效力较弱。

再者，需要注意的是，若双方在大协议中有约定双方指定操作人员及联系方式，那双方通过该联系方式进行的团队业务确认就可认定成公司行为，若没有，则要注意了。

一般情况下，双方为了方便操作，都是通过盖章后拍照互传的方式，或者采用电子印章确认的方式，这种情况下，就需要及时的将对方加盖鲜章及签字的确认件拿到，只有加盖鲜章签字的确认件证明效力才较高，若没有的话，就可能还需要准备更多证据材料才行。

最后，提醒旅行社注意的是，在所有款项及纠纷未能解决完毕的情况下，一定要保存好相关的聊天记录及确认件原件，该证据在日后处理纠纷过程中会有较大的作用。

以上就是本律师根据诉讼实务以及行业惯例给大家整理的旅行社团队操作《确认件》制作指南要点，如有不清晰或者有需要对相关的债务进行清收的，可扫描下方的二维码添加本律师微信，将会获得最专业的债务清收、纠纷解决及诉讼指导，且仅需要9.9元即可获得价值1000元的《旅行社确认件》模板。